Geef de pinpas nu eens NIET aan de penningmeester!

  • Erwin (speeltuin)

    De aanleiding voor het bovenstaande onderwerp is het artikel “Bestuurder plundert Speeltuinvereniging Grou”, zoals dat in de Leeuwarder Courant van 30 oktober 2009 staat. Voor de bezoekers die de inhoud van dit artikel nog niet kennen is het hier te lezen.

    Natuurlijk komt dit in uw speeltuin niet voor zal u denken of zeggen, maar weet u dat wel zeker! Vertrouwen in elkaar is een groot goed, maar dat was er in Grou vast ook wel. Dit is zeker niet het enig voorbeeld in de afgelopen jaren, waarbij het financieel niet goed is verlopen.

    Er is een simpele, goed “werkbare” methode, waarbij we de kans op een dergelijk voorval minimaal maken voor een organisatie en daarbij moeten het principe hanteren van “geef de pinpas nu eens NIET aan de penningmeester”! Aan wie dan wel zult u zeggen, nou gewoon aan een ander bestuurslid bv de voorzitter en dan laten we de bankafschriften binnenkomen bij de secretaris. Wat doet de penningmeester dan nog wel? Nou dat wat hij doen moet in zijn functie en dat is het bijhouden/registeren van de financiën in uw organisatie, maar daarvoor heeft hij die pinpas niet beslist nodig.

    Het doel van de bovenstaande methodiek is uitvoering geven aan het “meer ogen” principe, waarbij er altijd meer dan 1 persoon betrokken is bij de uitvoering en controle op de betalingen en financiën in uw organisatie.

  • M. den Ouden

    “Geef de pinpas nu eens NIET aan de penningmeester”. Dat is inderdaad een prima idee. Een andere mogelijkheid is om een ander bestuurslid (dan de penningmeester) de mogelijkheid te geven alle mutaties op de bankrekening te kunnen inzien. Bij internetbankieren is dat heel eenvoudig, bijv. bij (ex-)Postbank geef je inlognaam en wachtwoord aan het andere bestuurslid. De penningmeester is de enige die ook over de tancodes beschikt en dus geld kan overboeken.

    In De Kascommissiegids heb ik nog meer eenvoudige maatregelen beschreven om de financiën van verenigingen en stichtingen beter te beveiligen.

    Eén van de belangrijkste maatregelen is: zorg voor een goede kascommissie ! Een goede kascommissie werkt met een tevoren gemaakte checklist en doet méér dan alleen factuurtjes en de kas controleren. Zie mijn website kascommissiegids